Надання судово-адміністративних послуг у Вінницькому апеляційному адміністративному суді забезпечується апаратом суду, до складу якого входить самостійний структурний підрозділ – відділ забезпечення руху адміністративних справ.

Так одним із пріоритетних напрямків діяльності відділу є реєстрація адміністративних справ за апеляційними скаргами.

Відповідно до Інструкції з діловодства в адміністративних судах України усі адміністративні справи за апеляційними скаргами, які надходять до ВААС, підлягають реєстрації в автоматизованій системі, роботу якої забезпечує комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі – КП «ДСС»).

Після надходження до відділу прийому та надання інформаційних послуг справи, які підлягають автоматизованому розподілу, передаються до відділу забезпечення руху адміністративних справ, де безпосередньо і відбувається їхня реєстрація та автоматизований розподіл.

Відповідно до методичних рекомендацій з використання КП «ДСС» у ВААС успішно реалізується можливість реєстрації адміністративної справи за апеляційною скаргою на основі іншої справи.

Отже, під час звичайної реєстрації у КП «ДСС» створюється картка справи, у якій зазначаються категорія, реквізити справи, предмет позову, учасники процесу та вся можлива інформація по справі.

Для реєстрації справи на основі іншої створюється картка справи на основі картки з суду І інстанції, при цьому у створену картку справи переносяться усі дані щодо справи, які зазначені в автоматизованій системі під час реєстрації у суді І інстанції.

Якщо апеляційну скаргу подано на два або більше процесуальних документи, то створюється відповідно дві або більше поєднаних карток справ із усією необхідною інформацією щодо справи. У разі надходження двох або більше апеляційних скарг на одне і теж саме  рішення у документах справи формується відповідна кількість надходжень апеляційної скарги.

Справи, які надійшли до ВААС на новий розгляд після перегляду їх Вищим адміністративним судом України, також мають особливості реєстрації. Для недопустимості повторної участі колегії суддів у розгляді справи створюється картка на основі картки справи, яку направлено на новий розгляд, у якій зазначається тип заяви «На новий розгляд». За такого способу реєстрації під час автоматизованого розподілу судді, які брали участь у вирішенні цієї справи, не враховуються.

Якщо ж судом касаційної інстанції справу переглянуто і направлено до апеляційної інстанції для продовження розгляду, то створюється поєднана картка із карткою справи, яка передана на продовження розгляду для передачі справи тому ж складу суду, за наслідками якої створюється протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду.

Варто уваги, що під час реєстрації адміністративних справ за апеляційними скаргами у КП «ДСС» формується також і електронна справа. Зокрема, до картки справи в автоматизованій системі долучаються матеріали справи в електронному форматі, що дає можливість вивчати матеріали справи і колегії суддів, і помічнику судді одночасно, не беручи паперовий варіант справи, який міститься у кімнаті для зберігання справ або перебуває на ознайомленні стороною у справі.

Також формування електронної справи сприяє успішній реалізації проекту «Електронна доступність», основною метою якого є оперативний обмін інформацією та налагодження ефективного зворотного зв’язку між ВААС та учасниками судового процесу.

За результатами автоматизованого розподілу адміністративні справи передаються суддям, через Електронний журнал передач, за допомогою якого також фіксується факт передачі справи від одного працівника до іншого. Електронний журналу передач дозволяє також швидко встановити місце знаходження адміністративної справи.

За повідомленням прес-служби суду