Контроль – один з найважливіших напрямів управлінської діяльності. Його мета – сприяти правильному й своєчасному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва. Здійснення контролю дозволяє повністю отримати усю необхідну інформацію для оцінки діяльності структурних підрозділів суду та виконавців.

Функцію контролю в апараті Вінницького апеляційного адміністративного суду покладено на керівника апарату суду. Однак у цьому плані під поняттям контролю мається на увазі спостереження і перевірка процесу функціонування та фактичного стану діяльності суду в цілому.

Власне, обов’язок здійснення контролю за виконанням доручень керівника апарату (зокрема наказів, розпоряджень, резолюцій, протокольних доручень тощо), плану роботу апарату суду, затвердженого переліку документів, що підлягають контролю, а також графіком розміщення інформації на офіційному веб-сайті суду покладено на відділ забезпечення діяльності апарату суду.

З метою налагодження процесу контролю за виконанням документів і доручень у відділі визначено відповідального працівника, завданням якого є постановка документів і доручень на контроль, формування карток контролю в автоматизованій системі документообігу суду,  регулювання ходу виконання завдань і доручень, облік і узагальнення результатів контролю виконання, інформування керівника структурного підрозділу про хід та підсумки виконання документів, зняття документів і доручень з контролю, проставлення відміток про їхнє виконання.

Варто зазначити, що не всі документи підлягають контролю, а лише ті, що містять доручення або потребують виконання у встановлений термін. Після отримання документа з резолюцією керівника апарату суду відповідальна особа створює картку контролю у комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду», у яку вносить такі відомості:

• тип документа (лист, доручення тощо);
• дату реєстрації документа;
• повну назву адресанта документа;
• резолюцію керівництва та її короткий зміст;
• виконавця (виконавців);
• термін виконання документа.

У випадку, якщо виконавців декілька, як правило, відповідальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою. А термін виконання, зазвичай, встановлюється на один місяць з моменту реєстрації документа (якщо інший термін не визначений резолюцією чи самим документом).

Після заповнення карток контролю на завдання й доручення відповідальна особа відділу забезпечення діяльності апарату суду здійснює координування роботи виконавців, зокрема веде облік журналу контрольних доручень.

Наприклад, якщо тип документа – доручення, то відповідальна особа, передусім, доводить до виконавців його зміст та терміни, а також постійно інформує начальника відділу забезпечення діяльності апарату суду про хід його виконання. Щоб доручення були виконані вчасно, не пізніше ніж за два дні до закінчення терміну відповідальна особа обов’язково попереджає про це виконавця. Таким чином, мінімізується ризик недотримання термінів чи невчасного повідомлення керівництва суду про результати виконання доручення.

Після завершення виконання завдання чи доручення, виконавці повинні надати до відділу забезпечення діяльності апарату суду докази про результати виконання. Це може бути службовий лист, наказ, доповідна записка або ж фото, відеоматеріали, публікація тощо – тобто все те, що підтверджує результат виконання.  Отримавши підтвердження від виконавця,  відповідальна особа відділу забезпечення діяльності апарату суду у журналі обліку контрольних доручень робить відмітку про зняття відповідного документа з контролю.

Але на цьому процес контролю не завершується. Наприкінці кожного тижня у відділі здійснюється підготовка звіту про стан виконання доручень і завдань, які перебувають на обліку. А під час оперативних нарад начальник структурного підрозділу доводить інформацію про стан виконання контрольних доручень до керівника апарату суду або його заступника.

У разі виявлення порушень термінів виконання доручень і завдань відповідальна особа та начальник відділу забезпечення діяльності апарату суду з’ясовують у виконавців причини таких порушень та доповідають про це керівництву для вжиття заходів реагування.  Якщо доручення не можливо виконати з поважних причин, виконавці подають керівникові апарату суду мотивоване пояснення, щоб отримати можливість продовжити термін його виконання. У такому випадку відповідальна особа робить спеціальну відмітку в журналі обліку контрольних доручень.

Окрім цього, з метою належного ведення обліку контрольних доручень керівництва суду відповідальна особа відділу забезпечення діяльності апарату суду щомісяця роздруковує витяг з журналу, який зберігається у номенклатурі.

Отже, система контролю у Вінницькому апеляційному адміністративному суді налагоджена чітко. Кожний документ, доручення чи завдання, поставлене на контроль, перебуває під пильним наглядом відповідальних осіб, що дозволяє завжди дотримуватись термінів виконання і об’єктивно оцінити, наскільки вдало вирішено питання.

 Джерело

За повідомленням прес-служби суду