Порядок надсилання електронних документів до суду

Господарський суд Черкаської області звертає увагу учасників справи, які надсилають електронні документи на офіційну електронну адресу суду inbox@ck.arbitr.gov.ua, на таке.

1.Обробці та реєстрації підлягають електронні документи надіслані лише з офіційних електронних адрес mail.gov.ua, занесених до реєстру електронних адрес Адміністратором.

Обробці не підлягають електронні листи, в яких відсутня зворотна електронна адреса, зворотна адреса невідома та в тексті листа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника. Відкривати файли, що приєднані до таких електронних листів, суворо забороняється.

2.Відправка офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа в комп'ютерному файлі відповідного документа. Офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису, обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера особою, що реєструє та відправляє лист.

Для офіційного електронного листа:

рядок "Тема" заповнюється обов`язково і таким чином: «дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)». Наприклад: «14022018 №6521/2018, заява у справі №925/123/18». Якщо кінцевий адресат (наприклад, суддя) не має власної електронної адреси, то в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація;

в тексті електронного листа вказується інформація про приєднані файли;

електронний лист має бути підписаний. Підпис складається з наступних рядків: а) посада та назва підрозділу; б)  прізвище, ім.`я, по батькові відправника; в) код міжміського зв`язку (оператора мобільного зв`язку) та телефон; г) електронна адреса (e-mail).

3.Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення  з текстом офіційного документа у вигляді файлу (приєднані файли), скріпленого електронним цифровим підписом.

Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису (ЕЦП) не належать до офіційних.

4.При надсиланні документів електронною поштою, необхідно надсилати також оригінал документа в паперовій формі.

Такі вимоги організації роботи з документами, що передаються електронними засобами зв’язку, передбачені:

Тимчасовим регламентом надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу, кримінального провадження, затвердженим Наказом Державної судової адміністрації України від 07.11.2016 №227.

Положенням про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державні судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 04.12.2013 №164;

Інструкцією з діловодства в господарських судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.02.2013 №28.

Щодо офіційних електронних адрес учасників справи

З 17 червня 2013 року у всіх місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції запроваджено порядок щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу в частині надсилання судом таким учасникам процесуальних документів в електронному вигляді, паралельно з документами у паперовому вигляді.

Наказом Державної судової адміністрації України від 07 листопада 2016 року № 227 затверджено новий Тимчасовий регламент надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу, кримінального провадження.

Учасники справи мають можливість отримувати процесуальні документи в електронному вигляді паралельно з документами у паперовому вигляді.

Для отримання процесуальних документів в електронному вигляді потрібно:

1. Зареєструватися в системі обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу (завести поштову скриньку електронного суду), розміщеній на офіційному веб-порталі судової влади України за адресою: mail.gov.ua.
2. Подати до суду заявку про отримання процесуальних документів в електронному вигляді, яку необхідно роздрукувати на офіційному веб-порталі судової влади України. Процесуальні документи у відповідній справі, що видані після дати подання вказаної Заявки до суду, будуть надходити в електронному вигляді на зареєстровану електронну адресу учасника судового процесу в домені mail.gov.ua.

Щодо Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи

Статтею 6 Господарського процесуального кодексу України  передбачено, що Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система відповідно до закону забезпечує обмін документами (надсилання та отримання документів) в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, між учасниками судового процесу, а також фіксування судового процесу і участь учасників судового процесу у судовому засіданні в режимі відеоконференції. Суд направляє судові рішення та інші процесуальні документи учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси, вчиняє інші процесуальні дії в електронній формі із застосуванням Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи в порядку, визначеному цим Кодексом та Положенням про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему.

Відповідно до розділу XI "ПЕРЕХІДНІ ПОЛОЖЕННЯ" Господарського процесуального кодексу України до дня початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи:

подання, реєстрація, надсилання процесуальних та інших документів, доказів, формування, зберігання та надсилання матеріалів справи здійснюються в паперовій формі;

позовні та інші заяви, скарги та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження підлягають обов'язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду в день надходження документів;

розгляд справи у суді здійснюється за матеріалами справи у паперовій формі.

Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система починає функціонувати через 90 днів з дня опублікування Державною судовою адміністрацією України у газеті "Голос України" та на веб-порталі судової влади оголошення про створення та забезпечення функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи.

За повідомленням прес-служби суду